TTS (TEKA TEKI SILANG )

PENANGANAN TAMU PERUSAHAAN (SILVY T.SAMBUAGA,SE.MS.i)

1. Latar Belakang

Perusahaan selalu berhubungan dengan orang lain terutama dengan orang atau pihak luar

perusahaan yang biasa disebut dengan tamu. Tamu adalah seseorang atau kelompok orang yang

ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas

maupun pribadi. Organisasi penerima tamu antar instansi tidak sama.

Tata cara menerima tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar

kecilnya organisasi yang bersangkutan. Pada organisasi yang kecil, penerimaan tamu pada

umumnya langsung ditangani oleh tiap-tiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu dapat

langsung menemui pejabat yang dimaksud. Sementara itu, pada organisasi yang besar, tata cara

penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri dibawah pengawasan seorang office manager.

Tamu harus diperlakukan dengan sebaik-baiknya karena akan memberikan image yang

baik bagi perusahaan. Tamu tidak boleh dibiarkan kebingungan dalam perusahaan, karena itu

akan membuat tidak nyaman tamu.

Setiap penerima tamu perusahaan harus peduli pada tamu, sehingga dapat memuaskan

tamunya. Akan tetapi, kemampuan menangani tamu yang baik tidak hanya perlu dipahami oleh

sekretaris atau resepsionis saja. Semua pegawai di setiap perusahaan perlu memiliki kemampuan

ini, karena tidak tertutup kemungkinan semua pegawai suatu disaat harus berkomunikasi dengan

tamu dari perusahaan lain. Untuk itu perlu prosedur penerimaan tamu agar setiap pegawai dapat

menerima tamu dengan baik.

2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Menerima Tamu

Dalam menerima tamu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh Sekretaris dan

Resepsionis, antara lain :

1. Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus

memberitahukan dan meminta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).

2. Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri tersenyum dan bersalaman.

3. Berikan sapaan ramah kepada tamu

Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerimaa tamu dikantor adalah

sebagai berikut:

1. Penangan ruangan tamu sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya

yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut:

 Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi

 Lengkapi ruangaan dengan perlengkapan, seperti:

 buku tamu

 kartu pengenal tamu

 majalah/Koran

 brosur/katalog perusahaan

 tempat sampah/asbak

 Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.

3. Tata cara mengantar dan melayani tamu:

 Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.

 Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan

sikap yang ramah.

 Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap

acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan, ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang

dituju dan dengan telapak tangan

 Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit

miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.

 Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak ke dalam, anda masuk dulu, dorong

(buka pintu) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka

pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.

 Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu

yang sudah disediakan.

4. Syarat Penting Bagi Seorang Penerima Tamu

Penerima tamu harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat, kualifikasi ini

diperlukan agar tamu-tamu yang berkunjung mendapatkan kesan yang positif terhadap

perusahaan.

Apabila seseorang sering menerima tamu maka hendaknya dapat memahami syarat penting bagi

seorang penerima tamu.

1. Sopan dan ramah

2. Berkepribadian menarik

3. Bijaksana dan cerdas

4. Mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi yang

bersangkutan serta hal pokok tentang kantor dimana ia bekerja.

4. Catatan Identitas Tamu.

Catatan mengenai identitas dan kepribadian tamu,penting untuk diketahui, maksudnya adalah

untuk menghindari kemungkinan adanya keinginan terselubung dari seorang tamu. Untuk

melengkapinya maka sebaiknya dilihat formulir atau kartu tamu guna mencatat identitas tamu.

5. Memberikan pelayanan terhadap tamu.

 Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan

tamu yang datang serta mempersilakan mengisi kartu/buku tamu.

 Dalam pembicaraan dengan tamu, sebagai penerima tamu seharusnya dapat menjaga diri

dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan

 Mengarahkan para tamu, memberi informasi yang dibutuhkannya dan membantu

pimpinan dalam membuat perjanjian dengan tamu.

 Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan

jangan sampai menyinggung perasaan tamu.

 Usahakan agar tamu merasa senang (comportable) apabila tamu terpaksa harus

menunggu, dan sediakan bahan bacaan.

5.. Jenis-jenis tamu dan cara pelayanannya.

1.Tamu Menurut Jenisnya:

 Tamu dengan perjanjian

Sapa dan tanyakan keperluanya.

 Tamu tak dikenal

Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap.

 Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya

Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan.

 Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian

Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan

bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.

 Anggota keluarga atau teman atasan

Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.

 Tamu yang tak diingikan

 Pramuniaga atau salesman

Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.

 Tamu lanjut usia atau cacat fisik

Terima secara wajar, tidak gaduh.

2. Tamu Menurut Kepentingannya:

a. Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.

Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung

dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini

adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang

harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud

sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa.

b. Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.

Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah

mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para

penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur

taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.

c. Tamu yang ingin membeli barang.

Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk

diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu,

bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin

membeli barang.

3. Tamu aparat pemerintah:

a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin

Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka

menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris

memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan

suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak

positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.

b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus

Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal

ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk

dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun

dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu

berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau

cendera mata harus dipersiapkan.

4. Tamu Teman Pimpinan

Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu

tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris

harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada

pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk,

persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan

menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.

2. Aturan-aturan dalam Melayani Tamu

Dalam melayani tamu hendaknya sikap sekretaris dapat mempersiapkan diri agar dapat

membantu pimpinan dalam menerima dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu

diperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu.

 Berpenampilan rapi, bersih dan segar

 Berprilaku sopan dan ramah

 Ekspresi wajah yang hangat, namun menyakinkan

 Menghapal nama tamu

 Senang bergaul dan luwes

 Menjadi pendengar yang baik

 Berlaku sopan dan hormat kepada tamu

 Penuh semangat kerja

 Pakailah nada suara yang enak dan jelas

 Senantiasa bersikap tenang

 Menangani tamu yang komplain secara professional

 Duduk pada posisi yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk ruangan

 Jangan mengintrupsi pembicaraan tamu

 Tulus dalam melayani tamu

3. Cara Melayani Tamu

Selain menerima tamu, Setiap kantor mempunyai peraturan untuk menerima tamu.

Beberapa cara untuk melayani tamu dalam segala keadannya, seperti: Menghormati dan

menyapa tamu

 Mengetahui maksud tamu

 Memperkenalkan dan menghadapkan tamu

Sekretaris harus menyebutkan nama tamu dan nama Pimpinan bila ia menghantarkan seorang tamu ke ruangan pimpinan.

NAMA - NAMA KELOMPOK 6

- NATASYA SUMENDAP

- FEBRIANTY TAMPI

- PUTRY TULANGOW

- NAOMI SABTOE

- THEOFILUS HERIANTO

manajemen perkantoran (Inka.M.S.tumengkol,S.ikom.,MM)

Perabot kantor Dan Fungsinya

1. Meja Kantor

Meja kantor pada umumnya harus memiliki beberapa syarat supaya penggunanya nyaman menggunakan meja tersebut, sehat dan aman. Nyaman maksudnya tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu pendek serta tidak terlalu lebar supaya memudahakan mengambil dari tempat duduk. Sehat dalam artian meja tidak memiliki permukaan yang menyilaukan sehingga jika permukaan meja menyilaikan akan membuat mata rusak. Dan aman dalam artian permukaan meja tidak kasar karena jika permukaan meja kasar bisa membuat tangan tergores.
Meja kantor biasanya terbagi menjadi beberapa, yaitu :

a. Meja Staf

Meja staf ini digunakan oleh  staft meja ada yang ksusus untuk sedniri ada juga yang terangkai beberapa meja.
Contoh meja staf untuk sendiri

Contoh Meja staf Yang bersama - sama

Lebih banyak lagi tenag meja staf silahkan simak disini Meja staf liminasi

b. Meja resepsionis

Meja resepsionis ini khusus digunakan untuk resepsionis dalam menerima tamu yang datang. Biasanya letaknya berada paling depan sebuah kantor.
Meja resepsionis ini biasanya tidak hanya berpunsi sebagai meja tapi berpungsi juga sebagai daya tarik dan kewibaan sebuah kantor.

Contoh meja resepsionis

c. Meja rapat

Meja rapat adalah meja yang digunakan untuk keperlua rapat. Biasanya ukuran meja lebih besar dari meja staf karena aktfitas rapat biasanya dilakukan bersama.

Contoh meja meeting

d. Meja direksi

Meja direksi digunakan oleh orang tertentu biasanya ukurannya lebih besar dari meja staf. Biasanya disetting supaya mudah gunakan untuk duduk bersama dengan 1 atau dua orang berhadapan.
Contoh gambarnya

2. Kursi Kantor

Kursi kantor terbagi dalam beberapa bagian, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Kursi Pimpinan

Umumnya ukuran kursi lebih besar, dan lebih empuk. Mungkin tujuannya supaya pimpinan merasanyaman duduk karena harus duduk lama untuk mengecek semua laporan yang masuk.
Contoh

Namun sesuai perkembangan zaman kursi - kursi inipun biasa digunakan oleh karyawan staf tertentu.

2. Kursi staf

Kursi staf adalah kursi yang biasa digunakan oleh stap. Pada umumnya kursi yang digunakan lebih kecil dari kursi pimpinan tapi biasanya sama nyamannya.
Namun sesuai perkembangan zaman terkadang kursi staf pun digunakan oleh direksi karena berbagai alasan

Contoh :

3. Kursi Meeting

Umumnya kursi meting ini adalah kursi yang digunakan untuk keperluan meeting, ukurannya biasanya lebih kecil namun bisa juga menggunakan kursi staf.
Sebagai contoh

atau bisa juga menggunakan krsi staf

3. Lemari Kantor

Paling tidak ada tiga lemari kantor yang biasanya di gunakan, yaitu :

a. Lemari arsip

Biasanya lemari ini ukurannya besar dan digunakan untuk menyimpan dokumen bisa jadi dokumen tersebut adalah dokumen panduan, dokumen yang sedang di proses ataupun dokumen yang sudah selesai.
Contoh

b. Lemari rak

Lemari ini biasanya digunakan untuk dokumen yang sedang proses pengerjaan. tujuannya supaya mudah mengambilnya.

c. Lemari brangkas

Lemari brangkas ini biasanya digunakan untuk menyimpan dokumen rahasi atau mungkin uang penyimpanan sementara di kantor.
Biasanya lemari ini memiliki kunci husus.

4. Filing Cabinet

Filing Cabinet ini pungsinya untuk menyimpan map yang masih dalap proses pengerjaan. Biasanya tersusun dari laci - laci yang berukuran 25 x 35. Tujuannya supaya bisa masuk map - map dokumen pekerjaan.

5. Laci laci kartu

Biasanya banyak kartu nama yang diberikan oleh orang - orang yang bekerjasama dengan perusahaan. Nah untuk menyimpannya biasanya di gunakan laci - laci kecil untuk kartu.
Memang sudah tidak begitu populer namun masih biasa digunakan.

6. Seperangkan Komputer

Kompuer dewasa ini mejadi perabot kantor karena sudah wajib ada dan selalu digunakan di perkantoran.
Pungisnya tidak lain adalah untuk mengolah data.
Komputer juga biasanya dilengkapi dengan printer untuk menghasilkan ouput data.
Biasanya data aoutput diperlukan untuk keperluan laporan dan tanda tangan dokumen.

8. Peralatan Internet

Dewasa ini ternyata internet sudah menjadi bagian dari perabot kantor, kenapa demikian karena tidak ada kantor yang tidak ada internetnya. Bahkan sebagian kantor administrasi tidak bisa berfungsi dengan normal jika internetnya mati.
Kenapa demikian, karena komunikasi saat ini paling banyak dilakukan melalui internet. Seperti melalui email. Untuk itu peralatan yang bisa menghubungkan ke internet menjadi bagian dari perabot atau peralatan kantor yang tidak bisa dipisahkan.

Demikian tentang Perabot kantor Dan Fungsinya Dilengkapi Gambar yang bisa saya sampaikan semoga bermanfaat.

TEKNIK BERENANG DENGAN BAIK

1.Pernafasan

Teknik dasar yang pertama adalah pernafasan, bernafas sangat diperlukan bagi manusia tidak terkecuali di air. Bisa anda bayangkan bagaimana paru- paru harus tetap mendapatkan oksigen untuk mensuplay darah ke jantung. Bernafas sangatlah penting bagi manusia.
Namun bagaimana cara bernafas ketika berenang? Caranya pertama masuklah ke dalam kolam yang tidak terlalu dlam, contohnya se-dada anda. Berdirilah dipinggir kolam dengan wajah tetap dipermukaan air.
Tarik nafas melalui mulut tahan beberapa saat dan kemudian masukkan kepala anda ke dalam air dan hembuskan nafas anda melalui hidung. Ingatlah untuk menarik nafas lewat mulut dan membuangnya melalui hidung.
Lakukan latihan ini secara perlahan sebanyak 10 sampai 15 kali setiap anda selesai melakukan gerakan atau latihan yang lain. Ulangi latihan tersebut sehingga menemukan irama anda sendiri.

2. Meluncur

teknik dasar meluncur

Meluncur adalah salah satu dari 3 teknik dasar dalam berenang. Mengapa perlu latihan meluncur? Latihan ini diperlukan sebagai dasar anda menyeimbangkan tubuh diatas permukaan air.
Meluncur merupakan gerakan tubuh secara horizontal dibawah permukaan air. Cara melakukannya mudah, anda cukup berdiri membelakangi dinding kolam. jika masih belajar pilihlah kolam yang dangkal terlebih dahulu.
Tempelkan salah satu telapak kaki anda (kanan atau kiri) di dinding kolam dengan jari-jari kaki menghadap ke bawah sebagai tolakan untuk meluncur.
Dorong badan melalui tolakan kaki tersebut dan meluncurlah sejauh mungkin dengan tangan sejajar di depan. Kepala diusahakan masuk dalam air sehingga kuping sejajar dengan lengan tangan.
Lakukan gerakan ini sebanyak 10 sampai 15 kali untuk menemukan keseimbangan tubuh anda. Hal yang perlu diperhatikan dalam latihan meluncur adalah posisi badan, gerakan kaki, gerakan tangan, dan teknik pernapasan.

3. Mengapung/ Mengambang

teknik dasar mengapung

Mengapung di dalam air merupakan salah satu dari 3 teknik dasar berenang. Teknik dasar mengapung memiliki 2 cara yaitu mengapung terlentang dan mengapung berdiri.

 Teknik mengapung berdiri adalah teknik yang paling mudah di praktekan bagi para pemula. Umumnya bagi para pemula yang belum biasa berenang akan merasa takut tenggelam.