1. Latar Belakang
Perusahaan selalu berhubungan dengan orang lain terutama dengan orang atau pihak luar
perusahaan yang biasa disebut dengan tamu. Tamu adalah seseorang atau kelompok orang yang
ingin mengunjungi perusahaan atau instansi tempat kita bekerja dengan kepentingan dinas
maupun pribadi. Organisasi penerima tamu antar instansi tidak sama.
Tata cara menerima tamu dan mengatur tamu pada dasarnya tergantung dari besar
kecilnya organisasi yang bersangkutan. Pada organisasi yang kecil, penerimaan tamu pada
umumnya langsung ditangani oleh tiap-tiap bagian. Hal tersebut berarti bahwa setiap tamu dapat
langsung menemui pejabat yang dimaksud. Sementara itu, pada organisasi yang besar, tata cara
penerimaan tamu ditangani oleh bagian tersendiri dibawah pengawasan seorang office manager.
Tamu harus diperlakukan dengan sebaik-baiknya karena akan memberikan image yang
baik bagi perusahaan. Tamu tidak boleh dibiarkan kebingungan dalam perusahaan, karena itu
akan membuat tidak nyaman tamu.
Setiap penerima tamu perusahaan harus peduli pada tamu, sehingga dapat memuaskan
tamunya. Akan tetapi, kemampuan menangani tamu yang baik tidak hanya perlu dipahami oleh
sekretaris atau resepsionis saja. Semua pegawai di setiap perusahaan perlu memiliki kemampuan
ini, karena tidak tertutup kemungkinan semua pegawai suatu disaat harus berkomunikasi dengan
tamu dari perusahaan lain. Untuk itu perlu prosedur penerimaan tamu agar setiap pegawai dapat
menerima tamu dengan baik.
2. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Menerima Tamu
Dalam menerima tamu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh Sekretaris dan
Resepsionis, antara lain :
1. Apabila sudah ada janji, tepati waktu, apabila sedang ada tugas di luar kantor harus
memberitahukan dan meminta maaf untuk datang terlambat (prioritas perlu dipertimbangkan).
2. Apabila tamu masuk, hendaknya berdiri tersenyum dan bersalaman.
3. Berikan sapaan ramah kepada tamu
Selain hal-hal diatas, hal-hal yang perlu diperhatikan saat menerimaa tamu dikantor adalah
sebagai berikut:
1. Penangan ruangan tamu sekretaris baiknya memeriksa tata ruang penerimaan tamu, khususnya
yang berkaitan langsung dalam hal-hal berikut:
Ruangan harus nyaman, bersih dan rapi
Lengkapi ruangaan dengan perlengkapan, seperti:
buku tamu
kartu pengenal tamu
majalah/Koran
brosur/katalog perusahaan
tempat sampah/asbak
Tunjukanlah sikap untuk selalu siap menerima memberikan bantuan dan bersahabat.
3. Tata cara mengantar dan melayani tamu:
Jangan membeda-bedakan tamu, dari jabatan atau penampilan.
Bagian penerima tamu adalah wajah perusahaan, sambutlah tamu dengan senyum dan
sikap yang ramah.
Apabila tamu datang segera sambut, jangan sekedar menengok kesamping atau bersikap
acuh tak acuh, sambil melakukan pekerjaan, ketika mengantar tamu tunjukan kearah yang
dituju dan dengan telapak tangan
Ketika mengantar tamu ketempat tujuan berjalan agak kedepan dengan posisi sedikit
miring sambil sesekali menengok kebelakang untuk memperhatikan jalan tamu.
Membukakan pintu untuk tamu kalau pintu bergerak ke dalam, anda masuk dulu, dorong
(buka pintu) dan persilahkan tamu untuk masuk, dan bila daun pintu bergerak keluar buka
pintu lebar-lebar dan persilahkan tamu untuk masuk terlebih dahulu.
Tamu yang diterima biasanya dipersilahkan untuk masuk dan menunggu diruangan tamu
yang sudah disediakan.
4. Syarat Penting Bagi Seorang Penerima Tamu
Penerima tamu harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat, kualifikasi ini
diperlukan agar tamu-tamu yang berkunjung mendapatkan kesan yang positif terhadap
perusahaan.
Apabila seseorang sering menerima tamu maka hendaknya dapat memahami syarat penting bagi
seorang penerima tamu.
1. Sopan dan ramah
2. Berkepribadian menarik
3. Bijaksana dan cerdas
4. Mempunyai pengetahuan tentang struktur organisasi yang
bersangkutan serta hal pokok tentang kantor dimana ia bekerja.
4. Catatan Identitas Tamu.
Catatan mengenai identitas dan kepribadian tamu,penting untuk diketahui, maksudnya adalah
untuk menghindari kemungkinan adanya keinginan terselubung dari seorang tamu. Untuk
melengkapinya maka sebaiknya dilihat formulir atau kartu tamu guna mencatat identitas tamu.
5. Memberikan pelayanan terhadap tamu.
Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan
tamu yang datang serta mempersilakan mengisi kartu/buku tamu.
Dalam pembicaraan dengan tamu, sebagai penerima tamu seharusnya dapat menjaga diri
dan mengerti tentang apa yang boleh dan tidak boleh dibicarakan
Mengarahkan para tamu, memberi informasi yang dibutuhkannya dan membantu
pimpinan dalam membuat perjanjian dengan tamu.
Apabila pimpinan tidak dapat menerima tamu, berikan penjelasan dengan baik dan
jangan sampai menyinggung perasaan tamu.
Usahakan agar tamu merasa senang (comportable) apabila tamu terpaksa harus
menunggu, dan sediakan bahan bacaan.
5.. Jenis-jenis tamu dan cara pelayanannya.
1.Tamu Menurut Jenisnya:
Tamu dengan perjanjian
Sapa dan tanyakan keperluanya.
Tamu tak dikenal
Persilahkan tamu untuk mengisi formulir tamu dengan lengkap.
Tamu yang menolak memberi tahu keperluannya
Walaupun tamu bersikeras, tetap perlalukan dengan sopan.
Tamu atau pelanggalan yang datang tanpa perjanjian
Bila yang bersangkutan masuk pada saat atasan sedang ada rapat, sapa dan katakan
bahwa atasan sedang ada rapat atau tamu lain.
Anggota keluarga atau teman atasan
Tetaplah bersikap ramah dan sopan, sarankan untuk membuat janji terlebih dahulu.
Tamu yang tak diingikan
Pramuniaga atau salesman
Katakan dengan jujur dan sopan bahwa perusahaan tidak memerlukannya saat ini.
Tamu lanjut usia atau cacat fisik
Terima secara wajar, tidak gaduh.
2. Tamu Menurut Kepentingannya:
a. Tamu yang datang untuk minta dana atau sumbangan.
Tamu yang datang untuk meminta dan atau sumbangan biasanya ingin bertemu langsung
dengan pimpinan dan dengan berbagai macam alasan, cara terbaik untuk menggatasi tamu ini
adalah tetap melayaninya dengan sabar dan ramah sambil menyodorkan formulir isisan yang
harus diisi oleh tamu tersebut, formulir itu memuat nama, alamat, instansi, atau maksud
sumbangan yang diminta untuk kepentingan apa.
b. Tamu yang datang untuk menawarakn barang atau jasa.
Pada umunya tamu jenis ini sangat sopan dan menyengankan sebab mereka telah
mendapatkan pelatihakn ketrampilan dalam membuat barang atau jasa, namun tak jarang para
penjual ini meminta bertemu langsung dengan pimpinan, sehingga sekretaris perlu mengatur
taktik dan strategi dalam melayani tamu tersebut.
c. Tamu yang ingin membeli barang.
Tamu yang ingin membeli barang biasanya banyak bertingkah. Mereka minta untuk
diperhatikan, diistimewakan, bahkan ingin diperhatikan dengan pimpinan. Oleh karena itu,
bawalah tamu ke bagian pembelian. Jangan lupa tawarkan minum kepada tamu yang ingin
membeli barang.
3. Tamu aparat pemerintah:
a. Tamu yang bersifat kunjungan rutin
Biasanya mereka tidak meminta untuk bertemu dengan pimpinan karena secara rutin mereka
menghubungi pihak tertentu untuk mendapatkan informasi. Akan tetapi, lebih baik bila sekretaris
memberi laporan kepada pimpinan karena mungkin pimpinan ingin bertemu untuk menanyakan
suatu hal yang penting mengenai peraturan yang belum jelas. Hal ini akan membawa dampak
positif dikemudian hari bila sewaktu-waktu ada kepentingan perusahaan.
b. Tamu yang bersifat kunjungan khusus
Biasanaya pejabat/aparat pemerintah datang dalam bentuk rombongan/ protokol. Dalam hal
ini pimpinan perusahaan mutlak harus menyambut sendiri bahkan harus siap dipintu masuk
dalam pakaian lengkap artinya pakainan formal seperti dress lengkap sebelum para tamu turun
dari kendaraan. Sekretaris wajib mengatur tata upacara penyambutan tamu agar segala sesuatu
berjalan dengan lancar. Hidangkan makanan kecil dan minuman atau kenang-kenangan atau
cendera mata harus dipersiapkan.
4. Tamu Teman Pimpinan
Sekali-kali pimpinan akan didatangi oleh temannya atau kenalan baik. Mungkin tamu
tersebut teman bisnis,relasi,atau mungkin juga teman sekolah dulu. Dalam hal ini sekretaris
harus mengenal tamu-tamu tersebut,meskipun begitu sekretaris harus bertanya dulu kepada
pimpinan apakah tamu tersebutboleh menemui sekarang atau tidak. Bila pimpina sedang sibuk,
persilakan ia untuk menunggu. Yang perlu diperhatikan adalah tujuan kedatangannya yaitu akan
menghambat tugas pimpina,sekedar kangen,atau da urusan bisnis penting.
2. Aturan-aturan dalam Melayani Tamu
Dalam melayani tamu hendaknya sikap sekretaris dapat mempersiapkan diri agar dapat
membantu pimpinan dalam menerima dan melayani tamu secara baik. Untuk itu perlu
diperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu.
Berpenampilan rapi, bersih dan segar
Berprilaku sopan dan ramah
Ekspresi wajah yang hangat, namun menyakinkan
Menghapal nama tamu
Senang bergaul dan luwes
Menjadi pendengar yang baik
Berlaku sopan dan hormat kepada tamu
Penuh semangat kerja
Pakailah nada suara yang enak dan jelas
Senantiasa bersikap tenang
Menangani tamu yang komplain secara professional
Duduk pada posisi yang memungkinkan dapat melihat orang yang masuk ruangan
Jangan mengintrupsi pembicaraan tamu
Tulus dalam melayani tamu
3. Cara Melayani Tamu
Selain menerima tamu, Setiap kantor mempunyai peraturan untuk menerima tamu.
Beberapa cara untuk melayani tamu dalam segala keadannya, seperti: Menghormati dan
menyapa tamu
Mengetahui maksud tamu
Memperkenalkan dan menghadapkan tamu
Sekretaris harus menyebutkan nama tamu dan nama Pimpinan bila ia menghantarkan seorang tamu ke ruangan pimpinan.
NAMA - NAMA KELOMPOK 6
- NATASYA SUMENDAP
- FEBRIANTY TAMPI
- PUTRY TULANGOW
- NAOMI SABTOE
- THEOFILUS HERIANTO
Tidak ada komentar:
Posting Komentar